Feuille de route pour un suivi efficace d'une réunion
Assurer le suivi d’une réunion est important. C’est le moment où l’on traduit les idées en actions concrètes. Mais comment procéder ? Nous vous l’expliquons ici.
- Envoyez le résumé dans les 24 heures
La première étape – essentielle – du suivi est le résumé complet des points discutés. Envoyez un résumé à tous les participants dans les 24 heures. Il doit contenir les sujets, les décisions et les points d’action principaux de la réunion.
Conseil : votre réunion s’est déroulée sur Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams ? Vous pouvez dans ce cas compter sur l’intelligence artificielle pour obtenir un résumé. Testez Meeting.ai, un nouvel outil pratique qui peut vous aider dans cette tâche. - Définissez clairement les points d’action
Établissez une liste claire des points d’action définis pendant la réunion. Créez votre liste sous forme de colonnes. Donnez-leur un titre, par exemple : sujet, décision, qui et échéance. Sur chaque nouvelle ligne, notez la décision prise pour chaque sujet. Répartissez les responsabilités aux membres de l’équipe et fixez les échéances.
Communiquez clairement ce qui est attendu de chacun ; les personnes concernées seront ainsi conscientes de leur rôle dans la suite du processus. Une semaine après la réunion, les tâches doivent être claires pour tout le monde, et vous pouvez commencer à contrôler l’état d’avancement. Si nécessaire, envoyez un e-mail de rappel aux responsables.
| Sujet | Décision | Qui | Délai |
|---|---|---|---|
| Départ de Jessica | Organiser un dîner surprise à Gand | Karel | 17 juin |
| Nouveau bureau | Achat de cartons de déménagement + contacter l’entreprise de déménagement | Evelien | 15 juin |
| Lancement nouveau site web | Les collègues doivent rédiger une courte biographie | Tout le monde | 2 juin |
Astuce : il peut également être judicieux d’établir un calendrier de suivi. Enfin, planifiez des moments de suivi pour discuter de l’état d’avancement des points d’action et remédier à d’éventuelles difficultés.
- Prévoir des moments de suivi individuels avec les participants
Si possible, menez des entretiens de suivi individuel avec les participants. Il peut s’agir simplement, par exemple, de les remercier pour leur contribution à la discussion d’actions spécifiques ou à la résolution d’un problème. Le suivi personnel montre votre implication et contribue à renforcer les relations entre les membres de l’équipe.
- Documentez et partagez les progrès
Veillez à ce que les points d’action, les décisions et les actions de suivi soient tous documentés. Vous connaîtrez ainsi à tout moment l’état de la situation. Cela vous aidera également à évaluer l’efficacité de la réunion. Vous pourrez ainsi en tirer des leçons et améliorer le prochain suivi.
