Het stappenplan voor een effectieve follow-up
Na een vergadering is een goede follow-up erg belangrijk. Het is het moment waarop de ideeën worden omgezet in concrete acties. Hoe je dat aanpakt, vertellen we je graag.
- Stuur de samenvatting door binnen de 24 uur
Een grondige samenvatting van de besproken punten is een essentiële eerste stap van de follow-up. Stuur binnen de 24 uur een samenvatting naar alle deelnemers. In het document vinden ze de belangrijkste onderwerpen, beslissingen en actiepunten uit de vergadering.
Tip! Heb je een meeting met Google Meet, Zoom of Microsoft Teams? Dan kan je met behulp van Artificiële Intelligentie de meeting laten samenvatten. Meeting.ai is een nieuwe, handige tool die je hiermee kan helpen. - Definieer duidelijke actiepunten
Identificeer en definieer een duidelijke lijst met actiepunten die uit de vergadering zijn voortgekomen. Een actielijst stel je op door middel van kolommen. Neem er bijvoorbeeld vier: onderwerp, besluit, wie en gereed. Op iedere nieuwe regel noteer je dan per onderwerp het genomen besluit. Wijs verantwoordelijkheden toe aan de teamleden en leg deadlines vast.
Communiceer duidelijk wat de verwachtingen zijn, zo zijn alle betrokkenen zich bewust van hun rol in het verdere proces. Een week na de vergadering moet het voor iedereen duidelijk zijn wat de taken zijn en mag je de voortgang controleren. Stuur een herinneringsmailtje naar de verantwoordelijke personen indien nodig.
| Onderwerp | Besluit | Wie | Deadline |
|---|---|---|---|
| Afscheid Jessica | Verrassingsdinertje inplannen in Gent | Karel | 17 Juni |
| Nieuw kantoor | Verhuisdozen aankopen + verhuisfirma contacteren | Evelien | 15 Juni |
| Launch nieuwe website | Collega’s | Allen | 2 Juni |
Tip! Misschien is het ook een goed idee om een ‘follow-up’-schema op te stellen. Plan ook follow-upmomenten om de voortgang van de actiepunten te bespreken en eventuele knelpunten aan te pakken.
- Maak tijd voor een follow-up met individuele deelnemers
Voer, indien mogelijk, persoonlijke follow-upgesprekken met de individuele deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld een eenvoudig bedankje zijn voor hun bijdrage tot de bespreking van specifieke actiepunten of het oplossen van openstaande kwesties. Persoonlijke follow-up toont betrokkenheid en helpt bij het versterken van de relatie tussen teamleden. - Documenteer en deel de vooruitgang
Zorg ervoor dat alle beslissingen, actiepunten en follow-upacties worden gedocumenteerd. Zo weet je op élk moment wat de stand van zaken is. Bovendien helpt het ook om de effectiviteit van de vergadering te evalueren. Zo kan je er lessen uit trekken en de volgende follow-up verbeteren.
