Welke zaalopstelling past het beste bij jouw vergadering?
Hoe een vergaderzaal opgesteld is, kan een invloed hebben op de dynamiek, betrokkenheid én efficiëntie van een vergadering. De klassieke zaalopstelling met een tafel in het midden ken je ongetwijfeld al. Maar heb je al gehoord van de theateropstelling? Of de klaslokaalopstelling? Met dit overzicht kies jij de opstelling die het beste past bij jouw vergadering.
De traditionele vergaderopstelling
Deze stoelen zet je in een U-vorm. Dit is de ideale opstelling voor een vergadering waarbij interactie tussen deelnemers centraal staat. Perfect dus voor presentaties, discussies en brainstormsessies. Iedereen kan elkaar zien, waardoor de connectie natuurlijker aanvoelt en iedereen makkelijker met elkaar kan praten. Voor grote groepen is deze zaalopstelling minder handig: het is lastig om voor iedereen aandacht te hebben waardoor er sneller kleinere groepjes ontstaan.
Theateropstelling: alle neuzen in één richting
Deze zaalopstelling is ideaal voor presentaties, trainingen en lezingen. Wil je een nieuwe strategie uit de doeken doen? Dan kan je de stoelen in rijen zetten, gericht op de plek waar je de presentatie geeft. De focus van deze opstelling ligt voornamelijk op de spreker en is dus ideaal voor vergaderingen die gericht zijn op eenrichtingscommunicatie. Bij een theateropstelling is er wel het nadeel dat er minder interactie is tussen de deelnemers onderling, wat kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en participatie. Het kan lastig zijn om aantekeningen te maken of met elkaar te communiceren tijdens de vergadering.
Boardroomopstelling
Een formele vergadering met een klein aantal deelnemers? Probeer de boardroomopstelling. Iedereen zit rond een rechthoekige tafel, wat zorgt voor een formele en gestructureerde sfeer. Dat is erg nuttig voor zakelijke vergaderingen en besluitvormingsprocessen. Het is makkelijk om documenten te delen, je zit namelijk vlak bij elkaar. Dat kan voor sommige deelnemers ook een beetje intimiderend zijn. Let er ook op dat de tafel niet te groot is, omdat je zo geen oogcontact kan maken, want dat is belangrijk bij dit soort vergaderingen.
De cirkelopstelling
Zoals de naam al doet vermoeden: je zet alle stoelen in een cirkel. Zo bevorder je gelijkheid en openheid. Alle deelnemers krijgen gelijke mogelijkheden om bij te dragen aan de discussie. Bovendien bevordert deze zaalopstelling het groepsgevoel en de onderlinge samenwerking. Om te proberen! Let wel: voor een grote groep is een cirkelopstelling niet aan te raden. Sommige deelnemers zitten dan te ver van elkaar om met elkaar te praten, laat staan elkaar te verstaan. Als je iets wil presenteren, is deze zaalopstelling ook niet handig.
Klaslokaalopstelling
Deze zaalopstelling lijkt een beetje op de theateropstelling (zie punt 2), maar elke deelnemer krijgt ook een tafeltje. Dat is handig voor vergaderingen waarbij ze aantekeningen moeten maken, laptops nodig hebben of kleine groepsactiviteiten uitvoeren.
Met welke zaalopstelling ga jij in je volgende vergadering experimenteren?
